Her yılın sonuna yaklaştığımızda hayatımızın pek çok alanında bir arınma ve yenilenme ihtiyacı hissederiz. Evlerimizi temizler, gereksiz eşyalardan kurtulur, kişisel hayatımızda bize yük olan alışkanlıkları geride bırakmaya söz veririz. Peki, aynı “detoks” ihtiyacının şirketlerimiz için de geçerli olduğunu hiç düşündünüz mü? Organizasyonlar da tıpkı canlı organizmalar gibidir; zamanla damarları tıkanır, hareket kabiliyetleri azalır ve üzerlerinde gereksiz bir yağ tabakası oluşur. İş dünyasında bu hantallığa neden olan, katma değer yaratmayan ancak kaynak tüketen her türlü faaliyete Yalın Yönetim felsefesinde “Muda” yani “İsraf” adı verilir. 2025 yılına daha fit, daha çevik ve rekabetçi girmek istiyorsanız, şimdi şirketiniz için sıkı bir organizasyonel detoks zamanıdır.
Görünmez Maliyetler
Çoğu işletme sahibi veya yönetici, şirketindeki israfın sadece çöpe atılan hatalı ürünler veya gereksiz yere yanan ışıklar olduğunu düşünür. Oysa asıl tehlikeli israflar, süreçlerin içine gizlenmiş, kanıksanmış ve “bizim iş yapış şeklimiz böyle” denilerek meşrulaştırılmış olanlardır. Bir raporun hazırlanması için beş farklı kişiden onay gerekmesi, bir malzemenin üretim hattına gelmesi için kilometrelerce yol kat etmesi veya müşterinin hiç talep etmediği özelliklerin ürüne eklenmesi gibi durumlar, şirketin enerjisini emen gizli kaçaklardır. Bu durum kurumsal obeziteye yol açar; şirket büyür ama kaslanmaz, sadece yağlanır. Kriz dönemlerinde veya pazarın daraldığı anlarda ise ilk nefesi kesilenler, bu yükleri sırtında taşıyan hantal şirketler olur.
Detoksun Hedefindeki 8 Temel İsraf
Organizasyonel detoksa başlamadan önce, vücuttaki toksinleri tanıdığımız gibi şirketimizdeki israf türlerini de tanımamız gerekir. Yalın düşünce sistemi, kurtulmamız gereken bu ağırlıkları çok net tanımlamıştır.
İlk odaklanılması gereken alan Beklemelerdir. Bir personelin onay beklemesi, makinenin hammadde beklemesi veya bir yazılımın açılmasını beklemek, geri kazanılması imkansız olan zamanın kaybıdır. Ardından Gereksiz Hareket ve Taşıma gelir. Çalışanların bir evrakı imzalatmak için katlar arasında mekik dokuması veya bir malzemenin depo içinde sürekli yer değiştirmesi, ürüne hiçbir değer katmazken maliyeti artırır.
Bir diğer toksin kaynağı Stok ve Fazla Üretimdir. “Ne olur ne olmaz” mantığıyla yapılan aşırı üretim veya yığılan stoklar, şirketin nakit akışını boğar ve depo maliyetlerini şişirir. Bunların yanında Hatalı Üretim ve Aşırı İşleme de süreci zehirler. Müşterinin beklemediği lüks bir ambalaj yapmak veya hatayı düzeltmek için efor harcamak, kaynakların sokağa atılmasıdır.
Ancak günümüz iş dünyasında en büyük ve en sinsi israf, genellikle göz ardı edilen sekizinci maddedir: Yetenek İsrafı. Çalışanların fikirlerini sormamak, onların yaratıcılığını kullanmamak ve yüksek potansiyelli bir personeli rutin işlere mahkum etmek, bir şirketin kendine yapabileceği en büyük kötülüktür.
Reçete: Kaizen ve Süreç Sadeleştirme
Teşhisi koyduktan sonra tedaviye, yani detoks sürecine geçmek gerekir. Ancak buradaki detoks, bir gecede yapılan şok diyetlere benzemez. Şirket kültürünü bir anda değiştirmeye çalışmak genellikle dirençle karşılaşır ve başarısız olur. Bunun yerine Japonların “Kaizen” adını verdiği, sürekli ve küçük iyileştirmeler yaklaşımı benimsenmelidir.
Süreçlerinizi sadeleştirmek için öncelikle “Bu adımı kaldırırsak müşteri bunu fark eder mi?” sorusunu sormalısınız. Eğer cevap hayır ise, o adım bir israftır ve yok edilmelidir. Örneğin, bir satın alma formu için dört imza gerekiyorsa ve aslında iki imza risk yönetimi için yeterliyse, diğer iki imza süreci sadece yavaşlatan bir bürokrasidir. Organizasyonel detoks, süreçlerdeki bu yağları yakarak kas kütlesini, yani katma değeri ortaya çıkarmayı amaçlar.
Gemba Yürüyüşleri ile Yerinde Tespit
Bu detoksu plazaların yönetim katlarından, Excel tablolarına bakarak yönetemezsiniz. Sorunlar ve israflar, işin yapıldığı yerdedir. Yalın yönetimde buna “Gemba” denir. Yöneticilerin sahaya inmesi, depoyu gezmesi, müşteri hizmetleri telefonlarını dinlemesi ve işi bizzat yapan çalışanlarla konuşması gerekir. Çünkü süreçteki tıkanıklığı en iyi bilen, o işi her gün yapan personeldir. Onlara “İşini yaparken seni en çok ne yoruyor?” veya “Sence hangi işlemi yapmasak da olur?” diye sormak, binlerce dolarlık danışmanlık raporlarından daha hızlı sonuç verebilir.
Yeni Yılda Daha Hafif, Daha Hızlı
2025 yılına girerken şirketinizde bir temizlik hareketi başlatın. Sadece ofislerinizi veya bilgisayar dosyalarınızı değil, iş yapış şekillerinizi de temizleyin. Süreç haritalarınızı masaya yatırın ve üzerindeki gereksiz durakları silin. Unutmayın ki geleceğin rekabet ortamında büyük olanlar değil, hızlı olanlar kazanacak. Hız ise ancak üzerinizdeki gereksiz ağırlıklardan, yani israflardan kurtulmakla mümkündür.
Vuca Danışmanlık olarak biz, şirketlerin göremediği bu görünmez israfları tespit etme ve yok etme konusunda uzmanız. Süreç analizi çalışmalarımız ve verimlilik odaklı danışmanlık hizmetlerimizle, işletmenizin potansiyelini açığa çıkarıyoruz. Yeni yılda daha az eforla daha çok değer üretmek ve şirketinizin gerçek performansına kavuşmasını sağlamak için bizimle yol arkadaşlığı yapabilirsiniz. Gelin, bu yıl sonu sizin için sadece bir takvim değişimi değil, gerçek bir zihniyet değişimi olsun.